di Stefano Scoponi
Se lavori un un team a distanza (proprio come noi), sicuramente avrai già notato quanto sia importante avere una comunicazione interna efficace. Man mano che la nostra attività cresceva però ci siamo accorti che le comunicazioni del nostro team stavano diventando sempre più confuse. Poi è arrivato Slack. Slack è un strumento estremamente innovativo per gestire la comunicazione in team ed è stato fondato da Steward Butterfield (co-fondatore di Flickr). E’ un’azienda nata appena due anni fa ma sta crescendo a ritmi impressionanti sia in termini di utenti (2,3 milioni di utenti attivi al giorno) che di valore (3,6 mld di $).
Noi di 9Bureau abbiamo cominciato ad usarlo pochi mesi fà ma possiamo già dire che non torneremo mai indietro. Ha cambiato in maniera radicalmente positiva il modo in cui lavoriamo ogni giorno contribuendo alla crescita della nostra attività. Le ragioni sono tantissime ma qui elenchiamo quelle che secondo noi sono state le più importanti.
1) Tutta la comunicazione del team in un unico posto.
Come abbiamo accennato prima, uno dei punti deboli del nostro team era costituito dai molteplici modi con cui comunicavamo tra di noi. Ben presto è diventato complicato tenere traccia di tutte le email, le conversazioni e le chiamate su Skype, gli sms, il gruppo su WhatsApp e quello su Facebook. Roba da diventare matti. Le comunicazioni su Slack avvengono tutte in un unico luogo e vengono separate da dei canali che vengono impostati ognuno per trattare un argomento diverso. Puoi per esempio creare canali condivisi che permettono a chi occupa settori diversi all’interno del gruppo di confrontarsi su una specifica tematica. Oppure puoi creare dei canali specifici dove puoi confrontarti con singoli elementi del team.
2) Integra tutti i servizi che già stai usando
Come puoi vedere nell’immagine qui sopra, abbiamo integrato slack con alcuni servizi web che usiamo quotidianamente:
Ovviamente Slack offre centinaia di integrazioni per molti altri servizi popolari usati nel web.
3) Potete cercare tutti i contenuti tramite un unico box di ricerca
Ti è mai capitato di dover cercare nella tua casella email quella particolare informazione di cui avevi bisogno? Una mail sommersa da altri messaggi? A noi si e a volte non è così semplice trovare una soluzione. Il vantaggio è che non abbiamo dovuto trovarla noi la soluzione a questo problema, ci ha pensato Slack. Slack, in un secondo, ti permette di trovare quel particolare link che qualcuno ha postato 3 settimane fa e al quale adesso vuoi dare un occhiata. La ricerca inoltre, non è solo super facile e veloce, ma è anche dotata di filtri. Immaginate questo scenario… vi ricordate di aver parlato con Mario un pò di tempo fa e che lui aveva postato un link contenente delle ottime risorse che ora vi servono dannatamente per completare il vostro lavoro. Problema: non riuscite a ricordare né l’indirizzo del link né il nome del sito (si può capitare).
Cosa fate? Semplice: potete usare l’opzione dei filtri su Slack per limitare la ricerca alle sole conversazioni con Bob, solo in un particolare canale o con parecchi altri filtri. Ti stai cominciando a rendere conto di cos’è slack e del motivo per cui sta spopolando nei migliori team vero (Nasa inclusa)? Sappi che siamo solo a metà strada.
4) Condivisione dei file
Per farti capire cos’è Slack e quanto ne abbiamo bisogno ti facciamo un esempio pratico: Siamo nel business del web e della comunicazione, condividiamo centinaia di files tra sviluppatori, web marketers e designers. Slack rende molto semplice condividere velocemente tali files con il nostro intero team e, possiede inoltre integrazione con Google Drive e Dropbox per una più profonda accessibilità ai files.
La condivisione dei file non è solamente un vantaggio per l’organizzazione interna ma è anche grandiosa per legare di più tra membri del team
5) Faccia a faccia e gruppi privati
Abbiamo sottolineato quanto sia importante la trasparenza delle comunicazioni in un team ma non è una regola assoluta. Noi abbiamo impostato alcuni canali per essere tutti allineati rispetto ad un progetto. Ma ce ne sono altri dove avviene un confronto più tecnico che per esempio darebbe solo “fastidio” al reparto vendite . La flessibilità nella gestione dei canali rappresenta una caratteristica essenziale per massimizzare l’organizzazione interna. Infine non potevano assolutamente mancare le conversazioni private uno a uno in cui ovviamente potete anche scambiarvi files privatamente e, reggetevi forte, le chiamate.
Le chiamate sono a dir poco utili, praticamente ci hanno permesso di eliminare completamente Skype come risorsa di comunicazione interna.
6) Accessibile ovunque
Slack non è solo fantastico in versione desktop ma anche nei dispositivi mobili. Noi utilizziamo l’App di Slack anche sul nostro tablet o sul nostro iPhone e non potremmo essere più soddisfatti di così. Spesso ci troviamo dal cliente durante la giornata per un attività di pianificazione o per una riunione qualsiasi. Mantenere le nostre comunicazioni di lavoro semplici ed efficaci ci ha aiutato davvero tanto a gestire le nostre giornate restando concentrati sugli obiettivi da perseguire.
Quanto costa Slack?
Slack offre quattro pacchetti a differenti prezzi e nel momento in cui stiamo scrivendo questo articolo stiamo utilizzando il pacchetto gratuito. La prima opzione di pagamento inizia a 6,67$ mensili per utente, e se ti innamorerai di Slack come noi, si tratta di una goccia nel mare in proporzione al risparmio di tempo e denaro che stiamo sperimentando.
Speriamo di essere riusciti a trasmettere il valore di Slack, di averti fatto realmente capire che cos’è Slack, a cosa serve e come grazie alla comunicazione puoi migliorare fin da subito il tuo business.
Alla prossima!
Stay Tuned.
